為了加強學(xué)院會議室的使用管理，提高使用效率，保證教學(xué)、科研及行政工作的順利進(jìn)行，根據(jù)《武漢大學(xué)房產(chǎn)管理暫行辦法》（武大后字﹝2017﹞2號）《關(guān)于印發(fā)《化學(xué)與分子科學(xué)學(xué)院會議室使用管理辦法》的通知》（武大化字﹝2023﹞8號）等文件精神，結(jié)合學(xué)院實際，制定本管理辦法。

一、會議室日常管理

1.學(xué)院黨政辦公室負(fù)責(zé)會議室的統(tǒng)籌使用管理，包括使用安排、物資調(diào)配、經(jīng)費結(jié)算、辦法解釋等。

學(xué)院安全與實驗室管理辦公室負(fù)責(zé)會議室設(shè)備維護(hù)，包括空調(diào)、音視頻系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)、監(jiān)控系統(tǒng)、消防設(shè)施等儀器設(shè)備的安裝和維護(hù)，納入學(xué)院消防安全維保管理。

學(xué)院物業(yè)指定會議室管理員負(fù)責(zé)會議室的日常管理，包括使用需求對接、開門關(guān)門、日常維護(hù)、設(shè)備配件保管、消防安全等。

2.學(xué)院會議室主要用于召開各類工作會議和開展學(xué)術(shù)活動，并根據(jù)會議、活動的性質(zhì)和人數(shù)預(yù)約申請，統(tǒng)籌安排。根據(jù)會議內(nèi)容，由各辦公室指定專人歸口負(fù)責(zé)，歸口負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)相關(guān)會議的準(zhǔn)備、協(xié)調(diào)和保障工作；學(xué)院大規(guī)模或重要會議（包括承接學(xué)校重要會議），由學(xué)院黨政辦公室負(fù)責(zé)。在優(yōu)先充分滿足學(xué)院工作的條件下，開放部分會議室用于院內(nèi)課題組預(yù)約申請開展學(xué)術(shù)活動。

3.會議室內(nèi)一般狀態(tài)下只配置桌椅、音視頻、空調(diào)、電源等基礎(chǔ)設(shè)施，筆記本電腦、激光筆、席卡、指示牌、茶水等物品及設(shè)施，由歸口負(fù)責(zé)人申請使用或由課題組自行準(zhǔn)備。

4.使用會議室內(nèi)設(shè)備時，須在指定地方平穩(wěn)接插電源線、通訊線，原則上不允許擅自改變設(shè)備的位置、連接、設(shè)置參數(shù)等。若因工作需要必須改變，須在預(yù)約時另行申請，并提前與會議室管理員溝通調(diào)試，會后務(wù)必還原設(shè)備位置及相關(guān)設(shè)置。

二、會議室使用范圍

各類小型接待、班會、上課、排練節(jié)目等一般性活動，原則上不得占用會議室。

按照學(xué)校相關(guān)文件精神，結(jié)合化學(xué)大樓的特殊情況，化西一樓創(chuàng)隆廳將有限納入學(xué)校共享，經(jīng)學(xué)院嚴(yán)格審批可對外提供有償服務(wù)。

三、會議室審批使用程序（會議室預(yù)約使用流程-武漢大學(xué)化學(xué)與分子科學(xué)學(xué)院 (whu.edu.cn)）

所有會議室均需預(yù)約申請審批方可使用。嚴(yán)格遵守學(xué)校關(guān)于意識形態(tài)工作的各項規(guī)定開展活動，堅持“誰申請誰負(fù)責(zé)”“誰預(yù)約誰負(fù)責(zé)”的原則。

1. 會議室使用實行預(yù)約申請審批制度，使用單位應(yīng)至少提前1天預(yù)約申請。

① 線上申請審批使用流程（W115、W121、C220、S326）：“釘釘”APP “有成會議”預(yù)約→登記相關(guān)信息→會議室管理人員線上審批→保存審批截圖→在化西一樓物業(yè)辦公室登記相關(guān)信息→開門使用→在預(yù)約的時間內(nèi)完成→清理會議室關(guān)閉電源→報告會議室管理員關(guān)門。

② C512報告廳、C510會議室、W210采用申請線下申請審批使用流程：填寫《會議室使用申請表（附件1）》（見附件）→分管領(lǐng)導(dǎo)或?qū)煂徟鷷h室管理人員（W113）核對時間開具使用審批單→在化西一樓物業(yè)辦公室（W113）登記→開門使用→在預(yù)約的時間內(nèi)完成→歸還相關(guān)設(shè)備，清理會議室→報告會議室管理員關(guān)門。

③ 創(chuàng)隆廳原則上僅用于人數(shù)100人以上的重要會議或重大活動，院內(nèi)使用采用線下申請，線下審批流程：填寫《創(chuàng)隆廳使用申請表（附件2）》（見附件）→分管領(lǐng)導(dǎo)審核→學(xué)院行政副院長審批→通知會議室管理員與使用申請人對接需求→在會議室管理人員（W113化西一樓物業(yè)辦公室）的協(xié)助下完成→歸還相關(guān)設(shè)備，清理還原會場。

創(chuàng)隆廳有限納入學(xué)校共享，由學(xué)院主要負(fù)責(zé)人審批同意后，按上述流程有償使用。

2.會議室安排原則上按申請時間先后順序確定。若有沖突，以全院性活動優(yōu)先。

3.會議室一般不借外單位使用，也不允許私人使用。確有需要，須填寫“會議室使用申請表”，經(jīng)學(xué)院行政副院長審批，按照線下審批流程辦理。室內(nèi)設(shè)備和家具概不外借。

4.會議室預(yù)約遵照“誰預(yù)約誰負(fù)責(zé)”，由歸口負(fù)責(zé)人或使用負(fù)責(zé)人按時開始會議，遵守會議室使用規(guī)定。如會議取消請及時辦理取消流程，提高會議室使用效率。

四、會議室使用責(zé)任

1. 使用學(xué)院會議室時，歸口負(fù)責(zé)人或使用負(fù)責(zé)人應(yīng)督促使用人員愛護(hù)公共財產(chǎn)，并確保使用安全。自覺維護(hù)會議室環(huán)境衛(wèi)生，愛護(hù)會議室設(shè)備。會議室內(nèi)禁止攜帶有色飲料，禁止進(jìn)餐，禁止隨地吐痰、亂丟雜物，禁止隨處粘貼、亂涂亂畫。

2. 會議室內(nèi)的桌椅、設(shè)備等未經(jīng)許可，不得隨意搬動或挪作他用，如有損壞或遺失，必須照價賠償。如確需暫借相關(guān)桌椅等，須提前持書面報告到學(xué)院安全與實驗室管理辦公室辦理手續(xù)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可借用，并于事后及時歸還、恢復(fù)原狀。

3.原則上不得在學(xué)院內(nèi)外懸掛條幅，提倡使用電子屏；嚴(yán)禁在會議室內(nèi)亂貼亂畫，確需懸掛條幅、張貼海報的，不得損壞墻壁和桌面，不得影響后續(xù)使用；會議或活動結(jié)束后，應(yīng)自行清理條幅、海報、會議材料等相關(guān)物品，并帶走廢棄物品。

4.離開會議室時必須將用具、座椅等復(fù)位，關(guān)閉門、窗和全部設(shè)備電源，認(rèn)真檢查，切實做好防火、防盜等安全工作，如因使用方原因造成失竊、火災(zāi)或其他損失的，則由使用方承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

5.學(xué)院會議室內(nèi)外安裝有監(jiān)控，對不遵守上述要求的使用者，或無預(yù)約占用會議室者，學(xué)院將視其情節(jié)輕重，給予責(zé)令整改、通報批評、暫停使用會議室權(quán)限等處理措施。

五、本辦法自頒布之日施行，由學(xué)院黨政辦公室負(fù)責(zé)解釋。

武漢大學(xué)化學(xué)與分子科學(xué)學(xué)院

2023年12月5日